Cell, Row এবং Column কে Insert ও Delete করা
File>Open কমান্ড দিয়ে আপনার তৈরী করা Nova1 ফাইলটি খুলুন এবং Sheet1-এ ক্লিক করুন অথবা Nova1 ফাইলের ডাটাবেজের মত একটি ফাইল তৈরী করুন।
ফাঁকা Cell কে Insert করা
1. C5 সেল সিলেক্ট করুন। রিবনের Home ট্যাব থেকে ডানদিকে Insert>Insert Cells কমান্ড দিন। (Alt+I,E)
Insert ডায়ালগ বক্স আসবে। Shift Cells Right এবং Shift Cells Down অপশন দেখা যাবে।
2. Shift Cells Down রেডিও বাটন সিলেক্ট করুন। শেষে OK করুন। C5 সেলটি ফাঁকা হবে এবং ডাটাগুলি এক সেল করে নিচে নেমে যাবে। Shift Cell Right রেডিও বাটন সিলেক্ট করলে ডাটাগুলো এক সেল করে ডানে সরে যেত। একাধিক Cell সিলেক্ট থাকলে সেই সংখ্যক সেলের জন্য একই কাজ হতো।
ফাঁকা Cell কে Delete করা
1. C5 সেলটি সিলেক্ট না থাকলে সিলেক্ট করুন। Home ট্যাব থেকে ডানদিকে Delete> Cells কমান্ড দিন। Delete ডায়ালগ বক্স আসবে। Shift Cells Left এবং Shift Cells Up অপশন থাকবে।
2. Shift Cells Up রেডিও বাটন সিলেক্ট করুন। শেষে OK করুন। C5 সেলে নিচের প্রত্যেক সেলের ডাটা এক সেল করে উপরে উঠে আসবে।
একাধিক Cell সিলেক্ট থাকলে ডাটাগুলি সিলেক্ট করা Cell এর সংখ্যায় উপরে উঠে আসতো। Shift Cell Left সিলেক্ট থাকলে ডাটাগুলি এক সেল করে বামে সরে আসতো। উল্লেখ্য যে কোন Cell বা একাধিক Cell কে সিলেক্ট করে কীবোর্ড থেকে Delete-কী প্রেস করলে ডাটা মুছে যায় কিন্তু কোন সেলের ডাটা স্থানান্তরিত হয় না।
ফাঁকা Column কে Insert করা
1. C কলামের যে কোন সেল সিলেক্ট করুন। Home ট্যাব থেকে ডানদিকে Insert> Insert Sheet Columns কমান্ড দিন। (Alt+I,C) নতুন একটি ফাঁকা কলাম তৈরী হবে এবং অন্য কলামের ডাটাগুলি এক কলাম করে ডানে সরে যাবে।
একাধিক কলাম বা কলামের সেল সিলেক্ট থাকলে একাধিক নতুন কলাম তৈরী হতো। এবং ডাটাগুলি সেই সংখ্যক কলাম ডানে সরে যেত।
ফাঁকা Column কে Delete করা
1. C কলামের যে কোন Cell এ কার্সর (পয়েন্টার) রাখুন বা সম্পূর্ণ C কলাম সিলেক্ট করুন। Home ট্যাব থেকে ডানদিকে Delete > Delete Sheet Columns কমান্ড দিন।
2. ফাঁকা কলামটি মুছে যাবে এবং সমস্ত ডাটা এক কলাম বামে সরে আসবে।
ফাঁকা Row কে Insert করা
1. C5 সেলে কার্সর (পয়েন্টার) রাখুন বা সম্পূর্ণ ৫ নম্বর সারি (Row) সিলেক্ট করুন।
2. Home ট্যাব থেকে ডানদিকে Insert> Insert Sheet Rows কমান্ড দিন।
3. নতুন একটি ফাঁকা সারি আসবে এবং ডাটাগুলি একসারি নিচে নেমে যাবে।
একাধিক সারি বা সারির সেল সিলেক্ট থাকলে একাধিক নতুন সারি পাওয়া যেত এবং সেই অনুসারে ডাটা সরে যেত।
ফাঁকা Row কে Delete করা
1. ৫ নম্বর সারির যে কোন সেল এ কার্সর রাখুন বা সম্পূর্ণ ৫ নম্বর সারি সিলেক্ট করুন।
2. Home ট্যাব থেকে ডানদিকে Delete > Delete Sheet Rows কমান্ড দিন।
ফাঁকা সারিটি মুছে যাবে এবং ডাটা উপরে উঠে আসবে। উল্লেখ্য সমস্ত কলাম বা সারি সিলেক্ট করে কীবোর্ড থেকে Delete-কী প্রেস করলে ডাটা মুছে যাবে কিন্তু ডাটা স্থানান্তরিত হবে না।
নতুন Sheet কে Insert করা
1. ফাইলের নিচের দিক থেকে Sheet3 তে ক্লিক করে সিলেক্ট করুন। Home ট্যাব থেকে ডানদিকে Insert> Insert Sheet কমান্ড দিন।
2. লক্ষ্য করুন Sheet4 নামে নতুন একটি Sheet পাওয়া যাবে।
Sheet কে Delete বা Hide করা
1. Sheet4 সিলেক্ট করে Home ট্যাব থেকে Delete >Delete Sheet কমান্ড দিন।
ডানে বা বামে ড্রাগ করে প্রশস্ততা কম/ বেশী করুন।
Data Fill
Worksheet-এর পাশাপাশি সেলে (Continious) একই জাতীয় ডাটা যেমন- ক্রমিক সংখ্যা, মাসের নাম অথবা দিনের নাম ইত্যাদি লেখার প্রয়োজন হয়। এ অবস্থায় ১, ২, ৩ এভাবে লিখতে অনেক সময়ের ব্যাপার। কিন্তু আপনি যদি Data Fill এর নিয়ম জানেন তবে ব্যাপারটি পানির মত সহজ।
ক্রমিক নম্বর তৈরী করা
1. File>New>Blank Workbook>Create কমান্ড দিন এবং ফাঁকা Workbook আনুন।
2. A1 ও A2 সেলে 1 ও 2 লিখুন। A1 থেকে A2 পর্যন্ত সিলেক্ট/Block করুন।
3. A2 সেলের নিচে ডানদিকে একটি ছোট কাল বক্স থাকবে। এই চিহ্নে মাউস পয়েন্টার নিলে পয়েন্টারটি প্লাস চিহ্নে (+) রূপান্তরিত হবে। এটিকেই Fill Handle বলে।
4. Fill Handle আসলে, মাউসের বাম বোতাম ক্লিক করে নিচের দিকে ড্রাগ করে A10 সেলে এনে ছেড়ে দিন। এখন A10 সেল পর্যন্ত ধারাবাহিক সংখ্যা দিয়ে পূর্ণ হবে।
এভাবে A1 ও A2 সেলে 5 ও 10 লিখে Data Fill করলে 5, 10, 15, 20 এভাবে পূর্ণ হবে।
মাসের নাম দিয়ে Data Fill
1. A1 সেলে January টাইপ করে Enter দিন। আবারও সেল পয়েন্টারকে A1 সেলের নিচে ডানদিকের ছোট কাল বক্সে আনুন। প্লাস সাইন (+) বা Fill Handle আসবে।
2. Fill Handle আসলে নিচের দিকে ড্রাগ করে A12 সেলে এসে মাউস বাটন ছেড়ে দিন।
সেলগুলি, January, February, March এভাবে পূর্ণ হবে। Fill Handle কে Row অনুসারে ড্রাগ করেও Row এর সেলগুলি পূর্ণ করা যাবে।
3. যে কোন সেলে Sunday লিখে Data Fill করলে Sunday, Monday এভাবে পূর্ণ হবে। 01/01/11 এভাবে তারিখ লিখে Data Fill করলে 01/01/11, 02/01/11, 03/01/11 এভাবে পূর্ণ হবে।
একাধিক ফিল্ডে Data Fill করা
1. A1 সেলে January, B1 সেলে Sunday, C1 সেলে 01/01/11 টাইপ করে Enter দিন।
2. A1, B1 এবং C1 সেল ব্লক/সিলেক্ট করুন। C1 সেলের নিচের Fill Handle কে ড্রাগ করে C12 সেল পর্যন্ত আনুন। একাধিক কলামে একসাথে Data Fill হবে।